Acuerdo de encargo del tratamiento

Responsable del tratamiento: el administrador del servidor, es decir, el propietario del servidor de Discord o la persona que añade Ganyu al servidor y lo configura, desde el panel o mediante comandos. Si actúa por cuenta de una asociación, una empresa o una comunidad, declara tener la facultad de obligarla.

Encargado del tratamiento: VSK, SARL de capital variable con domicilio social en 47, rue Vivienne, 75002 París, Francia, inscrita en el RCS de París con el número 105 185 789, localizable en [email protected], que edita y explota Ganyu.

El administrador acepta el presente acuerdo al añadir Ganyu a un servidor o al configurarlo. El acuerdo se aplica mientras el bot esté instalado en el servidor y después hasta la eliminación de los datos prevista en la sección «Fin de los tratamientos».

En caso de contradicción entre el presente acuerdo y los Términos sobre los datos tratados por cuenta del administrador, prevalece el presente acuerdo.

VSK trata los datos de los miembros del servidor con el único fin de prestar las funciones que el administrador activa y configura. Las finalidades son las que el administrador persigue con esas funciones: moderación y seguridad del servidor, asistencia a los miembros, animación de la comunidad y gestión del servidor. VSK no decide quién es sancionado ni por qué.

Los tratamientos consisten en recoger estos datos de Discord, registrarlos, organizarlos, mostrarlos en los canales de Discord y en el panel, modificarlos por instrucción y después suprimirlos. Afectan a las siguientes funciones:

• Logs del servidor (mensajes editados o eliminados, llegadas y salidas, voz, baneos, cambios de roles y de canales) y registro de archivos adjuntos.
• Sanciones, advertencias, automoderación, sus infracciones y los extractos de los mensajes que elimina.
• Tickets, respuestas a sus formularios, eventos y transcripciones.
• Acogida y gestión de los miembros: verificación, mensajes de bienvenida y de despedida, roles automáticos y roles por reacción, cumpleaños anunciados en el servidor, canales de voz temporales, reglas de comandos, plantillas e historial de canales.
• Sorteos y sus participaciones, drops, mensajes fijados y mensajes personalizados, comandos personalizados y automatizaciones.
• Niveles, economía, misiones y minijuegos del servidor según los ajustes del administrador, y seguimiento de las cuentas de juego que añade.
• Traducción automática de los mensajes, cuando el administrador la activa.

Los demás tratamientos vinculados a Ganyu (cuenta y panel, pagos y facturación, XP y economía globales, estadísticas de actividad, seguridad, registro de auditoría, registro de comandos y de transacciones de moneda virtual, registro de acciones del panel, medición de audiencia) los realiza VSK por cuenta propia, como responsable del tratamiento, y se describen en la política de privacidad.

Según las funciones activadas, los datos tratados son los siguientes:

• Identificador de Discord, nombre de usuario, apodo, avatar, roles y fecha de llegada al servidor.
• Contenido de los mensajes editados o eliminados y de los archivos adjuntos, cuando los logs lo prevén.
• Sanciones, advertencias, infracciones de automoderación y sus motivos.
• Respuestas a los formularios de tickets, mensajes y transcripciones.
• Actividad vinculada a las funciones del servidor: llegadas y salidas, presencia en voz, participaciones en sorteos y drops, niveles, saldos y progreso en las misiones y minijuegos del servidor.

Interesados: los miembros del servidor, las personas que interactúan con él (autores de tickets, personas mencionadas en un mensaje registrado), así como sus moderadores y administradores.

Ganyu no está diseñado para tratar categorías especiales de datos (artículo 9 del RGPD) ni datos relativos a condenas e infracciones penales (artículo 10). El administrador se abstiene de solicitarlos, por ejemplo en los formularios de tickets.

VSK trata estos datos únicamente siguiendo instrucciones documentadas del administrador. Estas instrucciones son la configuración del bot (panel y comandos), los comandos usados en el servidor y el presente acuerdo. También se aplican a las transferencias de datos fuera de la Unión Europea descritas en la sección «Subencargados».

VSK no utiliza estos datos para otros fines, no los vende ni los usa con fines publicitarios. Si el Derecho de la Unión o de un Estado miembro le obliga a otro tratamiento, VSK informa al administrador antes de tratarlos, salvo que ese Derecho lo prohíba.

VSK informa inmediatamente al administrador si, en su opinión, una instrucción infringe el RGPD u otras disposiciones de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros.

Solo las personas del equipo de Ganyu que lo necesitan para su función (explotación, asistencia, seguridad) pueden acceder a estos datos. VSK se compromete a que las personas autorizadas para tratar estos datos estén sujetas a una obligación de confidencialidad.

VSK aplica las siguientes medidas técnicas y organizativas:

• Conexiones cifradas al sitio y al panel.
• Servidores de producción y de copias de seguridad alojados en la Unión Europea, en Contabo.
• Transcripciones de tickets cifradas (AES-256-GCM) con una clave propia de cada servidor, a su vez cifrada con una clave maestra guardada fuera de la base de datos.
• Tokens de acceso de Discord de las sesiones y tokens de los bots personalizados cifrados en la base de datos. Los tokens de sesión solo se guardan en ella como huella.
• Enmascaramiento de los secretos en los registros técnicos y en el registro de acciones del panel.
• Acceso a los servidores y a los datos restringido al equipo de Ganyu.
• Copias de seguridad cifradas en el servidor de producción antes de copiarse a un servidor de copias de seguridad distinto. Su rotación busca una conservación de una semana aproximadamente.
• Eliminación automática de los datos al final de sus plazos de conservación. Los archivos adjuntos registrados no se almacenan: solo pasan por la memoria.

El administrador da a VSK una autorización general para recurrir a subencargados. Los proveedores con los que VSK ha celebrado un contrato o aceptado condiciones de tratamiento de datos, y que pueden tratar los datos de los servidores, son los siguientes:

• Contabo GmbH (Alemania): alojamiento de los servidores de producción, de las bases de datos y de las copias de seguridad, en la Unión Europea.
• Cloudflare: red de distribución y protección del sitio y del panel.
• DeepL: traducción de los mensajes, cuando el administrador activa la traducción automática.

Stripe, proveedor de pagos, no recibe ningún dato tratado por cuenta del administrador: solo interviene en los pagos y la facturación, de los que VSK es responsable.

VSK impone a estos subencargados (Contabo, Cloudflare y DeepL), por contrato o mediante sus condiciones de tratamiento de datos, obligaciones de protección de datos equivalentes a las del presente acuerdo, y sigue siendo responsable ante el administrador de su cumplimiento. Las transferencias fuera de la Unión Europea se basan en las garantías descritas en la política de privacidad (decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo).

Discord y Riot Games no son subencargados de VSK: son responsables del tratamiento independientes y fuentes de datos, a los que VSK no vincula por contrato por cuenta del administrador. Discord es la plataforma en la que funciona el bot: los datos proceden de ella y las funciones se ejecutan mediante su API, según las condiciones de Discord. Riot Games proporciona las estadísticas de juego de las cuentas seguidas en el servidor, cuando el administrador activa el seguimiento de cuentas.

DuckDuckGo no está vinculado a VSK por ningún contrato. Cuando el servidor de origen rechaza la descarga de una imagen porque recibe demasiadas solicitudes, Ganyu reintenta esa descarga una vez a través del relé de imágenes público de DuckDuckGo. DuckDuckGo recibe entonces la dirección de la imagen (la de un avatar de Discord contiene el identificador de Discord del miembro), desde la dirección IP del servidor de Ganyu. No se le transmite ningún otro dato.

VSK informa a los administradores de toda incorporación o sustitución prevista de un subencargado actualizando esta página y anunciándolo en el servidor oficial de Discord de Ganyu, con un preaviso razonable antes del cambio. El administrador puede oponerse escribiendo a [email protected]. Si no se encuentra una solución, puede poner fin al acuerdo retirando el bot de su servidor.

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, VSK ayuda al administrador, mediante medidas técnicas y organizativas apropiadas, a responder a las solicitudes de ejercicio de derechos de sus miembros (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición):

• Cada miembro puede exportar sus datos, eliminar su cuenta y oponerse al seguimiento de su actividad desde la página Mis datos del sitio, y gestionar ese seguimiento con el comando /privacy en Discord. La exportación y la eliminación se aplican también a los datos del miembro tratados para el servidor, como describe la sección «Herramientas de los miembros y datos del servidor».
• El administrador dispone de sus propias herramientas: los comandos de moderación y el panel le permiten consultar y retirar advertencias, levantar sanciones y desactivar una función en cualquier momento.
• Cuando VSK recibe por otro medio (correo electrónico, Discord) una solicitud sobre los datos de un servidor, la transmite sin dilación indebida al administrador correspondiente en cuanto puede identificarlo, y no responde sobre el fondo en su lugar. Solo las herramientas de la página Mis datos se aplican sin intervención del administrador, según su instrucción descrita en la sección siguiente.
• Previa solicitud por escrito a [email protected], VSK ayuda al administrador a encontrar, extraer o suprimir los datos de un miembro cuando sus propias herramientas no lo permiten.

Al añadir o configurar el bot, el administrador instruye a VSK para que aplique también a los datos de su servidor las solicitudes que cada miembro ejerce por sí mismo desde la página Mis datos: acceso y portabilidad (artículos 15 y 20 del RGPD) mediante la exportación, supresión (artículo 17) mediante la eliminación de la cuenta. VSK ejecuta estas solicitudes sin consultar previamente al administrador.

La exportación entregada al miembro contiene los datos del servidor que le conciernen, en particular las sanciones, advertencias e infracciones de automoderación que le afectan, con sus motivos, y las transcripciones de los tickets que abrió. Los identificadores de otras personas registrados en las fichas (el moderador que sancionó, la persona que se encargó de un ticket) aparecen ocultos. Las transcripciones de tickets se entregan tal cual, con los mensajes y los nombres de los demás participantes.

La eliminación de la cuenta actúa en todos los servidores en los que el miembro tiene datos, incluidos los que ha abandonado:

• Eliminados, en particular: las sanciones, advertencias e infracciones de automoderación que le afectan, su ficha de miembro del servidor, sus niveles, saldos, inventario y roles registrados en el servidor, su perfil premium en el servidor, sus misiones, sus asignaciones del rol de cumpleaños, sus participaciones en sorteos y sus listas de canales de voz temporales.
• Desvinculados de él, en particular: en los logs del servidor, ya no aparece como autor ni como objetivo de una acción, y se retiran su nombre y su avatar. En los tickets que abrió, ya no aparece como autor y se borran las respuestas al formulario. En los tickets de los que se encargó, las sanciones y advertencias que impuso y los eventos de tickets, ya no aparece como autor. Se le retira de los ganadores de los sorteos y de la lista de miembros protegidos contra los traslados de voz en la configuración de moderación, su identificador se sustituye en las automatizaciones, los incidentes y las notificaciones del servidor, y sus permisos personales se retiran de las plantillas y del historial de canales.
• Conservados: el contenido de las entradas de logs (mensajes, apodos, direcciones de avatares), los motivos que escribió sobre otros miembros, las transcripciones de tickets, las reglas de comandos que le afectan y los canales de voz temporales de los que es propietario, como detalla la política de privacidad.

Consecuencia para la moderación: el historial disciplinario del miembro en el servidor desaparece. El recuento de sus advertencias y de sus infracciones de automoderación vuelve a cero, y los umbrales de escalada configurados se aplican de nuevo desde el principio. Los mensajes ya publicados en los canales de logs de Discord no se modifican.

Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información de que dispone, VSK ayuda al administrador a cumplir sus obligaciones de los artículos 32 a 36 del RGPD: seguridad del tratamiento, notificación de una violación a la autoridad de control y comunicación a los interesados, evaluación de impacto y consulta previa. Para ello le facilita la información útil sobre los tratamientos y sobre las medidas descritas en el presente acuerdo.

VSK notifica al administrador toda violación de datos personales que afecte a los datos de su servidor sin dilación indebida después de tener conocimiento de ella. La notificación se realiza por los medios de contacto disponibles: mensaje privado de Discord al propietario del servidor, dirección de correo asociada a su cuenta de Ganyu si la tiene, o anuncio en el servidor oficial de Discord de Ganyu.

Describe, en la medida de lo posible, la naturaleza de la violación, las categorías y el número aproximado de personas y de registros afectados, sus consecuencias probables, las medidas adoptadas o propuestas para ponerle remedio y el punto de contacto en VSK. La información que aún no se conoce se comunica lo antes posible.

Cuando el bot se retira de un servidor, los datos de ese servidor se eliminan automáticamente 30 días después de la retirada, salvo que el bot vuelva entretanto o que el servidor aún tenga una suscripción de pago, ya esté activa, suspendida o en proceso de cobro. En ese último caso, se conservan hasta que la suscripción del servidor haya vuelto al plan gratuito. Las transcripciones de tickets se eliminan junto con la clave que las cifra.

Se conservan los elementos siguientes. VSK los trata desde su recogida por cuenta propia, como responsable del tratamiento (contabilidad, seguridad del servicio, lucha contra las trampas, seguimiento de las instalaciones), o está obligada por ley a conservarlos:

• La ficha del servidor (identificador, nombre, propietario, persona que añadió el bot), para reconocer el servidor si vuelve a instalar el bot.
• El historial de instalaciones (13 meses) y su atribución, cuya página de procedencia se borra a los 13 meses; la persona que instaló el bot sigue registrada.
• Las suscripciones, los pagos, las compras en la tienda y los datos de facturación, conservados al menos 10 años como documentos contables.
• El registro de transacciones de moneda virtual (unos 14 meses como máximo), que VSK lleva para verificar los saldos y luchar contra las trampas.
• Los concursos de crecimiento, sus ganadores, sus participantes y los servidores acreditados (12 meses después del final del concurso), y el registro de mensajes privados relacionados con las suscripciones (1 año).
• Los ajustes de funciones activadas para el servidor, el registro de auditoría del equipo de Ganyu (13 meses) y el registro de acciones del panel (unos 14 meses como máximo), que VSK lleva para la seguridad del servicio.

Después, los datos eliminados desaparecen también de las copias de seguridad a medida que estas rotan, con una conservación de una semana aproximadamente. Mientras el bot esté instalado, los datos siguen los plazos de conservación indicados en la política de privacidad.

VSK no ofrece una exportación completa de los datos de un servidor. Los mensajes ya publicados en los canales de logs y de tickets permanecen en Discord, bajo el control del administrador. Este puede solicitar por escrito a [email protected] una copia de los datos de su servidor o su eliminación anticipada.

VSK pone a disposición del administrador la información necesaria para demostrar el cumplimiento del presente acuerdo: esta página, la política de privacidad y sus respuestas a las preguntas escritas enviadas a [email protected].

El administrador puede solicitar una auditoría, realizada por él mismo o por un auditor que designe y que esté sujeto a confidencialidad. VSK responde primero por escrito, con su documentación. Si estos elementos no bastan, se organiza una auditoría en una fecha acordada con un preaviso razonable, sin acceso a los datos de otros servidores, como máximo una vez al año salvo violación de datos, y a cargo del administrador.

El administrador se compromete a contar con una base jurídica para los tratamientos que pone en marcha, a informar de ellos a los miembros de su servidor (por ejemplo en las normas o en un canal de información, con un enlace a la política de privacidad de Ganyu), a limitar el acceso a los canales de logs y de tickets a las personas que lo necesitan y a responder a las solicitudes de sus miembros.

Para cualquier pregunta sobre el presente acuerdo, escribe a [email protected]. VSK no ha designado delegado de protección de datos.

VSK puede modificar el presente acuerdo para adaptarlo a la evolución del servicio o de la normativa. La fecha en la parte superior de la página indica la última revisión, y los cambios importantes se anuncian en el sitio o en el servidor oficial de Discord de Ganyu. El presente acuerdo se rige por el Derecho francés.