Thỏa thuận xử lý dữ liệu

Đơn vị kiểm soát dữ liệu: quản trị viên máy chủ, tức là chủ sở hữu máy chủ Discord hoặc người thêm Ganyu vào máy chủ và cấu hình nó, từ bảng điều khiển hoặc bằng lệnh. Nếu hành động thay mặt một hiệp hội, doanh nghiệp hoặc cộng đồng, họ cam đoan có thẩm quyền ràng buộc tổ chức đó.

Bên xử lý dữ liệu: VSK, công ty SARL vốn biến đổi có trụ sở tại 47, rue Vivienne, 75002 Paris, Pháp, đăng ký tại RCS Paris với số 105 185 789, liên hệ qua [email protected], là đơn vị phát hành và vận hành Ganyu.

Quản trị viên chấp nhận thỏa thuận này khi thêm Ganyu vào một máy chủ hoặc cấu hình nó. Thỏa thuận áp dụng trong suốt thời gian bot được cài đặt trên máy chủ, sau đó cho đến khi dữ liệu bị xóa như quy định tại mục "Kết thúc xử lý".

Nếu thỏa thuận này và các Điều khoản mâu thuẫn nhau về dữ liệu được xử lý thay mặt quản trị viên, thỏa thuận này được ưu tiên áp dụng.

VSK xử lý dữ liệu của thành viên máy chủ với mục đích duy nhất là cung cấp các tính năng mà quản trị viên bật và cấu hình. Các mục đích là những mục đích quản trị viên theo đuổi với các tính năng đó: kiểm duyệt và an toàn máy chủ, hỗ trợ thành viên, gắn kết cộng đồng và quản lý máy chủ. VSK không quyết định ai bị xử phạt hay vì sao.

Hoạt động xử lý gồm thu thập dữ liệu này từ Discord, ghi lại, sắp xếp, hiển thị trong các kênh Discord và trên bảng điều khiển, sửa đổi theo chỉ dẫn, rồi xóa. Hoạt động này liên quan đến các tính năng sau:

• Nhật ký máy chủ (tin nhắn bị sửa hoặc xóa, lượt vào và rời, thoại, cấm, thay đổi vai trò và kênh) và ghi nhật ký tệp đính kèm.
• Hình phạt, cảnh cáo, tự động kiểm duyệt, các vi phạm của nó và trích đoạn các tin nhắn mà nó xóa.
• Ticket, câu trả lời biểu mẫu của chúng, sự kiện và bản ghi.
• Đón tiếp và quản lý thành viên: xác minh, tin nhắn chào mừng và tạm biệt, vai trò tự động và vai trò theo biểu cảm, sinh nhật được thông báo trên máy chủ, kênh thoại tạm thời, quy tắc lệnh, mẫu và lịch sử kênh.
• Giveaway và lượt tham gia, drop, tin nhắn ghim và tin nhắn tùy chỉnh, lệnh tùy chỉnh và tự động hóa.
• Cấp độ, kinh tế, nhiệm vụ và mini-game của máy chủ theo thiết lập của quản trị viên, và theo dõi các tài khoản game do họ thêm.
• Dịch tự động tin nhắn, khi quản trị viên bật tính năng này.

Các hoạt động xử lý khác liên quan đến Ganyu (tài khoản và bảng điều khiển, thanh toán và hóa đơn, XP và kinh tế toàn cầu, thống kê hoạt động, bảo mật, nhật ký kiểm tra, nhật ký lệnh và giao dịch tiền ảo, nhật ký thao tác trên bảng điều khiển, đo lường lượt truy cập) do VSK thực hiện cho chính mình, với tư cách đơn vị kiểm soát dữ liệu, và được mô tả trong chính sách bảo mật.

Tùy theo các tính năng được bật, dữ liệu được xử lý gồm:

• ID Discord, tên người dùng, biệt danh, ảnh đại diện, vai trò và ngày tham gia máy chủ.
• Nội dung của tin nhắn bị sửa hoặc xóa và của tệp đính kèm, khi nhật ký được thiết lập để ghi lại.
• Hình phạt, cảnh cáo, vi phạm tự động kiểm duyệt và lý do của chúng.
• Câu trả lời biểu mẫu ticket, tin nhắn và bản ghi.
• Hoạt động gắn với các tính năng của máy chủ: lượt vào và rời, hiện diện trong kênh thoại, lượt tham gia giveaway và drop, cấp độ, số dư và tiến độ trong các nhiệm vụ và mini-game của máy chủ.

Chủ thể dữ liệu: thành viên của máy chủ, những người tương tác với máy chủ (người mở ticket, người được nhắc đến trong một tin nhắn được ghi nhật ký), cũng như người kiểm duyệt và quản trị viên của máy chủ.

Ganyu không được thiết kế để xử lý các loại dữ liệu đặc biệt (điều 9 GDPR) hoặc dữ liệu liên quan đến bản án và hành vi phạm tội (điều 10). Quản trị viên không yêu cầu những dữ liệu này, ví dụ trong biểu mẫu ticket.

VSK chỉ xử lý dữ liệu này theo chỉ dẫn bằng văn bản của quản trị viên. Các chỉ dẫn đó là cấu hình bot (bảng điều khiển và lệnh), các lệnh được dùng trên máy chủ và thỏa thuận này. Chúng cũng áp dụng cho việc chuyển dữ liệu ra ngoài Liên minh châu Âu được mô tả tại mục "Bên xử lý phụ".

VSK không sử dụng dữ liệu này cho mục đích khác, không bán và không dùng cho quảng cáo. Nếu luật của Liên minh hoặc của một Quốc gia thành viên buộc VSK thực hiện hoạt động xử lý khác, VSK thông báo cho quản trị viên trước khi xử lý, trừ khi luật đó cấm.

VSK thông báo ngay cho quản trị viên nếu, theo đánh giá của mình, một chỉ dẫn vi phạm GDPR hoặc các quy định bảo vệ dữ liệu khác của Liên minh hay của các Quốc gia thành viên.

Chỉ những thành viên của đội ngũ Ganyu cần đến dữ liệu này cho nhiệm vụ của mình (vận hành, hỗ trợ, bảo mật) mới được truy cập. VSK cam kết rằng những người được phép xử lý dữ liệu này phải chịu nghĩa vụ bảo mật.

VSK áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức sau:

• Kết nối được mã hóa tới trang web và bảng điều khiển.
• Máy chủ vận hành và máy chủ sao lưu được lưu trữ trong Liên minh châu Âu, tại Contabo.
• Bản ghi ticket được mã hóa (AES-256-GCM) bằng một khóa riêng cho từng máy chủ, bản thân khóa này được mã hóa bằng một khóa chính lưu bên ngoài cơ sở dữ liệu.
• Token truy cập Discord của các phiên và token của bot tùy chỉnh được mã hóa trong cơ sở dữ liệu. Token phiên chỉ được lưu dưới dạng giá trị băm.
• Che giấu các thông tin bí mật trong nhật ký kỹ thuật và trong nhật ký thao tác trên bảng điều khiển.
• Quyền truy cập máy chủ và dữ liệu giới hạn cho đội ngũ Ganyu.
• Bản sao lưu được mã hóa trên máy chủ vận hành trước khi được sao chép sang một máy chủ sao lưu riêng biệt. Việc luân chuyển nhằm lưu giữ chúng khoảng một tuần.
• Tự động xóa dữ liệu khi hết thời hạn lưu giữ. Tệp đính kèm được ghi nhật ký không được lưu trữ: chúng chỉ đi qua bộ nhớ.

Quản trị viên cho phép chung để VSK sử dụng các bên xử lý phụ. Các nhà cung cấp mà VSK đã ký hợp đồng hoặc chấp nhận điều khoản xử lý dữ liệu, và có thể xử lý dữ liệu của máy chủ, gồm:

• Contabo GmbH (Đức): lưu trữ máy chủ vận hành, cơ sở dữ liệu và bản sao lưu, trong Liên minh châu Âu.
• Cloudflare: mạng phân phối nội dung và bảo vệ trang web cùng bảng điều khiển.
• DeepL: dịch tin nhắn, khi quản trị viên bật tính năng dịch tự động.

Stripe, nhà cung cấp dịch vụ thanh toán, không nhận bất kỳ dữ liệu nào được xử lý thay mặt quản trị viên: Stripe chỉ tham gia vào thanh toán và hóa đơn, mà VSK là đơn vị kiểm soát dữ liệu.

VSK áp đặt cho các bên xử lý phụ này (Contabo, Cloudflare và DeepL), bằng hợp đồng hoặc qua các điều khoản xử lý dữ liệu của họ, các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu tương đương với thỏa thuận này, và vẫn chịu trách nhiệm trước quản trị viên về việc tuân thủ các nghĩa vụ đó. Việc chuyển dữ liệu ra ngoài Liên minh châu Âu dựa trên các biện pháp bảo đảm được mô tả trong chính sách bảo mật (quyết định về mức độ đầy đủ hoặc điều khoản hợp đồng mẫu).

Discord và Riot Games không phải là bên xử lý phụ của VSK: họ là các đơn vị kiểm soát dữ liệu độc lập và là nguồn dữ liệu, mà VSK không ràng buộc bằng hợp đồng thay mặt quản trị viên. Discord là nền tảng mà bot hoạt động trên đó: dữ liệu đến từ Discord và các tính năng chạy qua API của Discord, theo các điều khoản của Discord. Riot Games cung cấp thống kê trò chơi của các tài khoản được theo dõi trên máy chủ, khi quản trị viên bật tính năng theo dõi tài khoản.

DuckDuckGo không bị ràng buộc với VSK bởi bất kỳ hợp đồng nào. Khi máy chủ gốc từ chối cho tải một hình ảnh vì nhận quá nhiều yêu cầu, Ganyu thử tải lại một lần qua dịch vụ chuyển tiếp hình ảnh công khai của DuckDuckGo. Khi đó DuckDuckGo nhận địa chỉ của hình ảnh (địa chỉ ảnh đại diện Discord chứa ID Discord của thành viên), từ địa chỉ IP của máy chủ Ganyu. Không có dữ liệu nào khác được gửi cho DuckDuckGo.

VSK thông báo cho quản trị viên về mọi dự định bổ sung hoặc thay thế một bên xử lý phụ bằng cách cập nhật trang này và thông báo trên máy chủ Discord chính thức của Ganyu, với thời gian báo trước hợp lý trước khi thay đổi. Quản trị viên có thể phản đối bằng cách viết tới [email protected]. Nếu không tìm được giải pháp, họ có thể chấm dứt thỏa thuận bằng cách gỡ bot khỏi máy chủ của mình.

Xét theo tính chất của hoạt động xử lý, VSK hỗ trợ quản trị viên, bằng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp, trả lời các yêu cầu thực hiện quyền của thành viên (truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế, di chuyển dữ liệu, phản đối):

• Mỗi thành viên có thể xuất dữ liệu, xóa tài khoản và phản đối việc theo dõi hoạt động của mình từ trang Dữ liệu của tôi trên trang web, và quản lý việc theo dõi đó bằng lệnh /privacy trên Discord. Việc xuất và xóa cũng áp dụng cho dữ liệu của thành viên được xử lý cho máy chủ, như mô tả trong mục "Công cụ của thành viên và dữ liệu máy chủ".
• Quản trị viên có công cụ riêng: các lệnh kiểm duyệt và bảng điều khiển cho phép xem và gỡ cảnh cáo, hủy hình phạt và tắt một tính năng bất cứ lúc nào.
• Khi VSK nhận được qua kênh khác (e-mail, Discord) một yêu cầu liên quan đến dữ liệu của một máy chủ, VSK chuyển yêu cầu đó không chậm trễ bất hợp lý cho quản trị viên liên quan ngay khi xác định được họ, và không trả lời thay họ về nội dung. Chỉ các công cụ của trang Dữ liệu của tôi được áp dụng mà không cần quản trị viên can thiệp, theo chỉ dẫn của họ được mô tả ở mục tiếp theo.
• Theo yêu cầu bằng văn bản gửi tới [email protected], VSK giúp quản trị viên tìm, trích xuất hoặc xóa dữ liệu của một thành viên khi công cụ của họ không cho phép.

Khi thêm hoặc cấu hình bot, quản trị viên chỉ dẫn VSK áp dụng cả cho dữ liệu máy chủ của mình các yêu cầu mà mỗi thành viên tự thực hiện từ trang Dữ liệu của tôi: quyền truy cập và quyền di chuyển dữ liệu (điều 15 và 20 của GDPR) qua việc xuất dữ liệu, quyền xóa (điều 17) qua việc xóa tài khoản. VSK thực hiện các yêu cầu này mà không hỏi ý kiến quản trị viên trước.

Bản xuất gửi cho thành viên chứa dữ liệu máy chủ liên quan đến họ, trong đó có các hình phạt, cảnh cáo và vi phạm tự động kiểm duyệt nhắm vào họ, kèm lý do, và bản ghi của các ticket họ đã mở. ID của những người khác được lưu trong các hồ sơ (người kiểm duyệt đã xử phạt, người đã tiếp nhận ticket) được che đi. Bản ghi ticket được gửi nguyên trạng, kèm tin nhắn và tên của những người tham gia khác.

Việc xóa tài khoản có hiệu lực trên mọi máy chủ mà thành viên có dữ liệu, kể cả những máy chủ họ đã rời:

• Bị xóa, trong đó có: các hình phạt, cảnh cáo và vi phạm tự động kiểm duyệt nhắm vào họ, hồ sơ thành viên máy chủ, cấp độ, số dư, túi đồ và vai trò được lưu cho máy chủ, hồ sơ premium trên máy chủ, nhiệm vụ, các lần được cấp vai trò sinh nhật, lượt tham gia giveaway và các danh sách kênh thoại tạm thời của họ.
• Được tách khỏi họ, trong đó có: trong nhật ký máy chủ, họ không còn xuất hiện là người thực hiện hay đối tượng của một hành động, và tên cùng ảnh đại diện của họ bị gỡ bỏ. Trong các ticket họ đã mở, họ không còn xuất hiện là người tạo và các câu trả lời biểu mẫu bị xóa. Trong các ticket họ đã tiếp nhận, các hình phạt và cảnh cáo họ đã đưa ra và các sự kiện ticket, họ không còn xuất hiện là người thực hiện. Họ bị gỡ khỏi danh sách người thắng giveaway và khỏi danh sách thành viên được bảo vệ khỏi bị di chuyển kênh thoại trong cấu hình kiểm duyệt, ID của họ được thay thế trong các tự động hóa, sự cố và thông báo của máy chủ, và các quyền riêng của họ bị gỡ khỏi mẫu kênh và lịch sử kênh.
• Được giữ lại: nội dung các mục nhật ký (tin nhắn, biệt danh, địa chỉ ảnh đại diện), các lý do họ đã viết về thành viên khác, bản ghi ticket, các quy tắc lệnh nhắm vào họ và các kênh thoại tạm thời họ sở hữu, như chính sách bảo mật mô tả chi tiết.

Hệ quả đối với việc kiểm duyệt: lịch sử kỷ luật của thành viên trên máy chủ biến mất. Số lần cảnh cáo và vi phạm tự động kiểm duyệt của họ được tính lại từ đầu, và các ngưỡng xử lý tăng dần đã cấu hình được áp dụng lại từ đầu. Các tin nhắn đã đăng trong kênh nhật ký Discord không bị thay đổi.

Xét theo tính chất của hoạt động xử lý và thông tin mà mình có, VSK hỗ trợ quản trị viên thực hiện các nghĩa vụ theo điều 32 đến 36 GDPR: an ninh xử lý, thông báo vi phạm cho cơ quan giám sát và thông báo cho chủ thể dữ liệu, đánh giá tác động và tham vấn trước. Để làm việc đó, VSK cung cấp các thông tin cần thiết về hoạt động xử lý và về các biện pháp được mô tả trong thỏa thuận này.

VSK thông báo cho quản trị viên về mọi vi phạm dữ liệu cá nhân ảnh hưởng đến dữ liệu của máy chủ họ, không chậm trễ bất hợp lý sau khi biết được. Thông báo được gửi qua các kênh liên hệ sẵn có: tin nhắn riêng Discord tới chủ sở hữu máy chủ, địa chỉ email gắn với tài khoản Ganyu của họ nếu có, hoặc thông báo trên máy chủ Discord chính thức của Ganyu.

Thông báo mô tả, trong chừng mực có thể, tính chất của vi phạm, loại và số lượng ước tính người và dữ liệu bị ảnh hưởng, hậu quả có thể xảy ra, các biện pháp đã thực hiện hoặc đề xuất để khắc phục và đầu mối liên hệ tại VSK. Những thông tin chưa biết sẽ được cung cấp sớm nhất có thể.

Khi bot bị gỡ khỏi một máy chủ, dữ liệu của máy chủ đó tự động bị xóa 30 ngày sau khi gỡ, trừ khi bot quay lại trong thời gian đó hoặc máy chủ vẫn còn một gói trả phí, dù đang hoạt động, tạm dừng hay đang trong quá trình thu hồi thanh toán. Trong trường hợp sau, dữ liệu được giữ lại cho đến khi gói của máy chủ trở về gói miễn phí. Bản ghi ticket bị xóa cùng với khóa dùng để mã hóa chúng.

Những dữ liệu sau vẫn được giữ lại. VSK xử lý chúng ngay từ khi thu thập cho chính mình, với tư cách đơn vị kiểm soát dữ liệu (kế toán, bảo mật dịch vụ, chống gian lận, theo dõi lượt cài đặt), hoặc có nghĩa vụ lưu giữ theo luật:

• Hồ sơ máy chủ (ID, tên, chủ sở hữu, người đã thêm bot), để nhận ra máy chủ nếu cài lại bot.
• Lịch sử cài đặt (13 tháng) và nguồn cài đặt, trong đó trang dẫn nguồn bị xóa sau 13 tháng; người đã cài đặt bot vẫn được lưu lại.
• Gói đăng ký, thanh toán, giao dịch mua tại cửa hàng và dữ liệu hóa đơn, lưu giữ ít nhất 10 năm dưới dạng chứng từ kế toán.
• Nhật ký giao dịch tiền ảo (tối đa khoảng 14 tháng), mà VSK lưu để kiểm tra số dư và chống gian lận.
• Các cuộc thi tăng trưởng, người thắng, người tham gia và các máy chủ được ghi nhận (12 tháng sau khi cuộc thi kết thúc), và nhật ký tin nhắn riêng liên quan đến gói đăng ký (1 năm).
• Thiết lập các tính năng được bật cho máy chủ, nhật ký kiểm tra của đội ngũ Ganyu (13 tháng) và nhật ký thao tác trên bảng điều khiển (tối đa khoảng 14 tháng), mà VSK lưu để bảo mật dịch vụ.

Sau đó dữ liệu đã xóa biến mất khỏi bản sao lưu theo vòng luân chuyển, nhằm lưu giữ khoảng một tuần. Khi bot còn được cài đặt, dữ liệu tuân theo các thời hạn lưu giữ nêu trong chính sách bảo mật.

VSK không cung cấp tính năng xuất toàn bộ dữ liệu của một máy chủ. Các tin nhắn đã được đăng trong kênh nhật ký và kênh ticket vẫn nằm trên Discord, dưới sự kiểm soát của quản trị viên. Quản trị viên có thể yêu cầu bằng văn bản qua [email protected] một bản sao dữ liệu của máy chủ hoặc việc xóa sớm dữ liệu đó.

VSK cung cấp cho quản trị viên các thông tin cần thiết để chứng minh việc tuân thủ thỏa thuận này: trang này, chính sách bảo mật và các câu trả lời cho câu hỏi bằng văn bản gửi tới [email protected].

Quản trị viên có thể yêu cầu một cuộc kiểm tra, do chính họ hoặc một kiểm toán viên được họ chỉ định và chịu nghĩa vụ bảo mật thực hiện. VSK trước hết trả lời bằng văn bản, kèm tài liệu của mình. Nếu như vậy chưa đủ, cuộc kiểm tra được tổ chức vào ngày đã thỏa thuận với thời gian báo trước hợp lý, không truy cập dữ liệu của các máy chủ khác, tối đa một lần mỗi năm trừ trường hợp vi phạm dữ liệu, và do quản trị viên chịu chi phí.

Quản trị viên cam kết có cơ sở pháp lý cho các hoạt động xử lý mà họ thiết lập, thông báo về chúng cho thành viên trong máy chủ (ví dụ trong nội quy hoặc một kênh thông tin, kèm liên kết tới chính sách bảo mật của Ganyu), giới hạn quyền truy cập kênh nhật ký và kênh ticket cho những người cần thiết, và trả lời các yêu cầu của thành viên.

Mọi câu hỏi về thỏa thuận này, vui lòng viết tới [email protected]. VSK chưa chỉ định cán bộ bảo vệ dữ liệu.

VSK có thể sửa đổi thỏa thuận này để phù hợp với sự thay đổi của dịch vụ hoặc của pháp luật. Ngày ở đầu trang cho biết lần sửa đổi gần nhất, và các thay đổi quan trọng được thông báo trên trang web hoặc trên máy chủ Discord chính thức của Ganyu. Thỏa thuận này chịu sự điều chỉnh của pháp luật Pháp.